Sepintas, mungkin nota hanya selembar kertas bukti transaksi yang dilakukan antara penjual dan pembeli atas daftar barang belanjaan yang telah disepakati. Namun, beberapa orang justru malas menuliskan Nota. Pada beberapa kasus, nota justru hanya ditulis di atas kertas bekas tak terpakai ala kadarnya untuk menulis jumlah pembelian. Bahkan, penjual tidak memiliki salinan dan pencatataan atas pengeluaran barang tersebut.
Padahal semua transaksi yang Anda lakukan, tidak peduli besar kecilnya nominal yang dikeluarkan, nota harus selalu disertakan baik untuk penjual ataupun pembeli. Pentingnya nota secara umum menjadi bukti bahwa harga, jumlah, dan jenis barang dalam transaksi telah sesuai, sehingga menghindari dampak kerugian di kedua belah pihak. Perlu Anda ketahui, bahwa Nota lebih penting dimiliki oleh pelaku bisnis daripada pelanggan. Mengapa demikian?
1. Jenis Nota Sebagai Bukti Transaksi Eksternal
Dalam dunia bisnis terdapat tiga jenis nota, yaitu nota yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian tunai, nota debit sebagai bukti transaksi yang dibuat perusahaan untuk dikirim kepada pihak di luar perusahaan karena ada suatu barang atau jasa yang tidak sesuai dengan pembelian, serta nota kredit yang menjadi bukti pemberitahuan yang dikirim perusahaan kepada pelanggan bahwa akunnya telah dikredit sejumlah tertentu.
2. Bukti Transaksi Internal
Jika nota berperan penting sebagai bukti transaksi eksternal perusahaan, maka ada pula bukti transaksi internal yang dibuat oleh pihak di dalam perusahaan dan penggunaannya untuk lingkup internal perusahaan. Biasanya, bukti internal berbentuk bukti kas masuk, kas keluar, dan memo. Dalam pencatatan keuangan perusahaan, lembar-lembar tersebut menjadi bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai dan mengeluarkan uang untuk membayar gaji.
3. Pelengkap Laporan Keuangan
Anda mungkin belum menyadari jika selembar kertas nota bisa menjadi pelengkap laporan keuangan sebuah perusahaan. Pencatatan transaksi keuangan ini dapat memberikan informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan untuk memperkirakan potensi bisnis demi mendapatkan keuntungan kedepannya. Dokumen ini juga mengungkapkan informasi yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan yang relevan kepada pengguna laporan.
4. Memberi Detail Transaksi
Pada selembar kertas nota, Anda dapat menemukan dengan detail data-data atas transaksi tersebut. Nota akan selalu memberikan keterangan sifat transaksi, apakah pembayaran DP atau lunas. Selain itu, di dalam nota juga disebutkan pihak-pihak yang terkait dalam transaksi, mencantumkan jenis barang atau jasa yang dibeli, serta dilengkapi dengan tanggal transaksi dan tanda tangan pemberi dan penerima uang.
5. Memiliki Salinan
Dengan menyediakan nota untuk bukti transaksi bisnis, memungkinkan Anda memiliki salinan catatan atas transaksi tersebut. Selain itu, nota kustom yang dibuat dengan watermark logo perusahaan Anda juga tidak mudah ditiru atau bahkan dipalsukan oleh orang tidak bertanggung jawab yang mengatasnamakan perusahaaan Anda.
Bukti transaksi dalam pencatatan keuangan bisnis tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan berskala besar saja. Dalam bisnis rumahan, Anda juga harus menerapkan sistem semacam ini. Pencatatan hingga pelaporan keuangan bisnis Anda akan bisa lebih terpercaya dan dijadikan rujukan jika pembuatannya didasarkan pada bukti-bukti. Oleh sebab itu, bukti transaksi internal dan eksternal dalam bisnis harus diperhatikan sebaik-baiknya.
Nota yang dijadikan bukti transaksi ini tidak boleh dibuat dengan asal catat. Anda harus mencantumkan informasi sedetail mungkin atas sebuah transaksi. Apabila nantinya ada komplain atau klaim, ada salinan bukti yang bisa menjadi pedoman Anda. Tanpa nota, segala transaksi yang dilakukan tidak bisa dibuktikan keabsahannya.
