Manajemen File yang Wajib Diketahui Para Desainer Grafis

Perencanaan merupakan kunci agar sesuatu yang kita inginkan dapat berjalan dengan lancar, begitu pula dengan desain. Saat kita membuat desain untuk dicetak, perencanaan adalah kunci utamanya. Hal pertama yang dapat kita lakukan sebagai bagian dari perencanaan adalah memperhatikan hal-hal dasar dalam percetakan dan mempersiapkannya dengan benar. Sebagai desainer, kita mungkin merasa bahwa memfokuskan diri pada hal-hal seperti itu adalah pengalihan dari desain yang sesungguhnya. Namun jika kita mempersiapkannya dengan benar, segalanya akan menjadi lebih mudah nanti pada saat proses cetak akan dimulai. Perusahaan percetakan akan menjadi sekutu kita sehingga hasil desain kita akan tercetak dengan baik. Berikut adalah hal-hal dasar yang patut menjadi perhatian kita:

• Format file

Pastikan bahwa format file yang kita gunakan didukung oleh tempat percetakan sehingga mereka tidak akan mengalami kesulitan saat akan membuka dan bekerja dengan file yang kita berikan. Buatlah daftar dari semua versi sistem operasi dan software yang akan kita gunakan untuk membuat file-file kita, misalnya saja: Adobe InDesign, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, QuarkXPress, dsb. Pastikan kita mencatat semuanya, terutama jika program yang kita gunakan sudah sangat tua atau merupakan versi terbaru.

• Penamaan file

Hal dasar kedua yang perlu kita perhatikan adalah bagaimana kita menamai file kita. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa penamaan file yang menggunakan karakter yang tidak biasa dapat menyebabkan kegagalan pada komputer di tempat percetakan. Pada saat menamai file, sebaiknya kita menamai dengan jumlah karakter tidak lebih dari 30 dan menggunakan hanya huruf dan nomor. Jangan lupa untuk melabeli file dengan jenis extension yang tepat. Beritahukan kepada tempat percetakan versi software apa yang kita gunakan karena mungkin saja tempat percetakan belum memiliki versi terbaru. Sangat disarankan untuk menggunakan garis bawah (_) atau garis tengah (-) sebagai ganti spasi.

• Spesifikasi yang jelas

Beritahukan kepada percetakan spesifikasi seperti apa yang ingin kita gunakan. Misalnya: ukuran terbuka & tertutup, jenis bahan, cetak separasi/warna khusus (spot colour), jenis finishing serta kuantitas. Dengan memberitahu secara spesifik, percetakan akan dapat membantu dengan memberikan saran jika ternyata bahan yang dipilih hasilnya tidak akan maksimal atau tidak sesuai dengan desain yang dibuat, apakah ada warna tertentu yang akan lebih sesuai jika warna khusus digunakan, dsb. Baca juga: Pentingnya Mengetahui Spesifikasi Cetak Sebelum ke Percetakan

• Jenis kertas

Beritahukan kepada percetakan spesifikasi kertas yang kita ingin gunakan, semakin spesifik maka akan semakin baik. Jika berhubungan dengan kertas, spesifikasi yang bisa kita berikan misalnya adalah gramatur dan warna kertas yang kita inginkan. Dari berat kertas, percetakan dapat mengira-ngira apakah bukunya cukup tebal untuk bisa dijadikan satu bundel sempurna. Sebagai contoh, jika kita ingin membuat sebuah buku hardcover, maka jumlah halamannya harus cukup tebal karena buku hardcover harus memiliki punggung buku. Dan masih banyak lagi contoh lainnya. Artikel terkait: Apa Saja Jenis-Jenis Kertas yang Umum Digunakan dalam Industri Percetakan?

---

Selain hal-hal mendasar di atas, ada juga beberapa poin penting sehubungan dengan manajemen file yang perlu diperhatikan oleh para desainer saat mempersiapkan Final Artwork. Periksalah kembali kelima poin berikut: Sebelum memberikan final artwork kita kepada percetakan, ada beberapa hal yang perlu kita pastikan terlebih dahulu agar pada saat proses cetak dimulai, hasil dan kualitas yang didapat adalah yang terbaik. Berikut adalah daftar pemeriksaan di mana semua poin harus diberikan tanda centang terlebih dahulu sebelum final artwork sampai ke percetakan:

• Apakah semua warna telah diubah menjadi CMYK (termasuk gambar-gambar yang ditautkan)?
• Apakah kita telah menghapus semua warna RGB dan spot (jika ada) dari tampilan dokumen final artwork kita?
• Apakah kita sudah memastikan bahwa gambar yang ditautkan (image link) sudah dalam format TIFF dan memiliki resolusi setidaknya 300dpi?
• Apakah kita sudah memastikan bahwa semua tulisan (font) dan tautan tidak ada yang hilang?
• Apakah kita telah mengekspor file ke dalam bentuk PDF dengan high resolution (sebagai halaman-halaman tunggal dan menambahkan bleed sebesar 3-5mm dan tanda potong)?