Mendekati awal tahun biasanya adalah waktu ketika banyak pemilik usaha kecil melakukan review terhadap branding dan materi pemasaran yang telah dilakukan selama setahun ini dan mempertimbangkan apakah mereka membutuhkan perubahan dan revisi total. Untuk membantumu, kami menulis pos ini untuk membantumu merevitalisasi merek dagangmu. Dari sebagian besar daftar yang harus direvisi, lihatlah apakah saat ini merupakan waktu yang tepat untuk mendesain kop surat bisnismu, apakah desainnya sudah cocok seperti yang dibutuhkan? Sudahkah memiliki kekuatan hukum? Kami juga akan membagikan beberapa kiat untuk dipertimbangkan jika kamu sedang dalam proses mendesain ulang kop surat.
Mendesain kop surat terdengar cukup mudah, padahal hal ini bisa menjadi tantangan. Oleh karenanya jika saat ini kamu menemukan dirimu berjuang dengan semua keputusan yang terkait dengan proses pembuatan kop surat, sekarang saatnya untuk mundur selangkah dan mengingat kembali dasar-dasar terkait proses ini.
Persyaratan Hukum terkait Mendesain Kop Surat untuk Bisnismu
Mari mulai dengan informasi singkat tentang persyaratan hukum yang dibutuhkan terkait pembuatan kop surat:
- Pedagang tunggal harus menyertakan nomor PPN mereka, alamat bisnis, dan nama mereka sendiri jika berbeda dari nama bisnis. Adapun perusahaan terbatas, nama perusahaan yang terdaftar penuh, nomor registrasi, tempat pendaftaran, alamat terdaftar dan nomor PPN adalah semua inklusi wajib.
- Bisnis kemitraan memiliki persyaratan yang sama seperti pedagang tunggal, di samping nama masing-masing mitra, alamat kantor utama dan jika ada terlalu banyak mitra yang harus dicantumkan, Anda dapat memberikan tempat yang membantu di mana semua nama dapat ditemukan.
Ada juga beberapa persyaratan umum yang perlu diikuti. Nomor telepon, nomor faks, alamat e-mail, URL situs web, alamat korespondensi, sifat bisnis, nomor PPN, logo, dan media sosial juga harus disertakan bila berlaku.
Baca juga: Tunjukkan Personal Brandingmu dengan Kartu Nama
Mendesain Kop Surat dalam 9 Langkah
Sekarang setelah kita membahas persyaratan penting, kini saatnya melihat cara terbaik untuk membuat kop surat yang elegan namun tetap menarik perhatian, sehingga kamu dapat menghindari kesalahan umum.
1. Kesederhanaan
Salah satu prinsip panduan dalam mendesain kop surat adalah untuk membuat hasil akhir sesederhana mungkin. Jika kamu sedang terpikir sebuah kop surat dengan banyak corak dan warna, pastikan untuk menyederhanakannya.
2. Pertimbangkan Detailnya
Tergantung pada siapa kamu mengirim kop surat, kamu mungkin perlu mempertimbangkan detail tertentu. Jika perusahaan yang kamu kirim tidak lagi menggunakan mesin faks, mungkin lebih baik jika kamu mengabaikan hal ini. Luangkan waktu untuk menyesuaikan kop suratmu sesuai dengan karakter penerimanya.
Baca juga: 8 Jenis Huruf yang Memberikan Kesan Profesional Sekaligus Modern
3. Menjadi Wakil untuk Merk Bisnismu
Kop surat mempersembahkan perusahaan dengan peluang besar untuk mewakili diri mereka dengan menempatkan informasi pencitraan merek mereka dalam posisi yang menonjol. Skema warna, font, dan citra yang kamu gunakan semuanya akan memainkan peran utama dalam upaya memperkenalkan dan menguatkan merek perusahaanmu
4. Masalah Posisi Obyek
Ukuran dan bentuk kop surat harus menginformasikan semua hal terkait brand bisnismu. Selanjutnya kita akan menuju ke keputusan berikutnya dalam mendesain kop surat yaitu mengenai penempatan setiap elemen desain individual. Seimbangkan bentuk gambar dengan offset, sehingga kamu dapat membuat desain yang terhubung.
Baca juga: Tips Penting dalam Membuat Desain Logo
5. Memanfaatkan Warna dengan Bijak
Warna harus selalu digunakan dengan cara yang bijaksana sehingga bisa memberikan kesan berbeda dengan kop surat lainnya. Saat kamu ingin menarik perhatian ke area tertentu dari kop surat bisnismu, kamu dapat menggunakan warna untuk menyorot area tersebut. Warna adalah alat penting yang dapat meningkatkan atau justru menghancurkan kesuksesan desainmu, jadi lakukan dengan hati ringan dan jangan terbebani. Tetapi seperti kata pepatah, dengan kekuatan besar, datanglah tanggung jawab yang besar. Gunakan warna secukupnya dan manfaatkan dampaknya pada desain kop surat bisnismu.
Warna adalah cara yang bagus untuk menarik perhatian pada desain yang kamu buat, dan ke area tertentu di dalam kop surat. Tidak hanya dapat menyoroti bagian, tetapi juga dapat mengkomunikasikan ide dan emosi tertentu, membuat asosiasi dan, tentu saja, memperkuat branding.
Baca juga: Cara Membuat Kop Surat Perusahaan dengan Baik dan Benar
6. Eksplor Karakteristik Kertas
Jika kamu mendesain kop surat untuk kemudian mencetaknya, ada banyak persediaan kertas indah yang Uprint.id tawarkan. Masing-masing memiliki karakteristik sendiri – beberapa memiliki permukaan yang kaya dan bertekstur sementara yang lain halus dan kelas berat.
Mencari tahu jenis dan karakter kertas sebelum dicetak adalah bagian dari proses desain kop suratmu sehingga dapat membantu mengabadikan karya seni di rumah barunya, menghasilkan sesuatu yang menyenangkan dan visual.
Ingatlah kebutuhan untuk aplikasi praktis, meskipun – tidak ada gunanya merancang kop surat pada kartu 320gsm jika printer kantor klienmu tidak dapat menangani ketebalannya!
Baca juga: Uprint.id Menawarkan Jasa Cetak Kop Surat Mudah dan Murah
7. Tambahkan Efek Khusus
Jika kamu membuat kop surat untuk dicetak secara profesional, pertimbangkan apa efek khusus yang dapat kamu terapkan untuk membuat desain kop suratmu lebih berkilau.
Cara sederhana untuk menambahkan kecanggihan pada desain kop surat tersebut adalah mencetak warna solid pada bagian belakang kop surat, dan mencetak di atas desain spot-UV yang akan memantulkan cahaya secara berbeda ke area non-UV-cetak. Ini adalah efek yang efektif dari segi biaya tetapi secara visual mengesankan.
Pilihan lain termasuk menggunakan printer spesialis untuk efek letterpress (embossing dan debossing), pemblokiran foil, dan desain dengan ujung membulat.
Baca juga: 4 Tips Efektif Membuat Desain Kop Surat
8. Desain untuk ukuran medium
Dulu, kop surat itu dirancang khusus untuk dicetak; mereka akan dicetak secara profesional dan kemudian diketik (atau dicetak) di kantor. Namun kertas menjadi komoditas berharga di era digital, dan banyak desain kop surat hanya akan melihat printer kantor – dicetak langsung menggunakan template Word atau sejenisnya.
Kamu perlu memahami bagaimana desain kop suratmu akan digunakan, karena pasti akan menyakitkan ketika printer kantor tidak mencetak dengan benar hingga ke tepi lembaran. Sebaliknya, jika kamu mendesain untuk solusi cetak-sendiri, gunakan margin yang cukup banyak di tepi halaman dan hindari desain dengan garis sangat tipis yang mungkin tidak mereproduksi dengan baik pada peralatan kantor.
Baca juga: 5 Alasan Pentingnya Amplop dan Kop Surat pada Business Kit
9. Gunakan perangkat lunak yang tepat
Ada kalanya masuk akal untuk menggunakan Photoshop sebagai alat mendesain kop surat bisnismu dan sangat mungkin untuk mendesain kop surat menggunakan Photoshop, tetapi ada alat yang jauh lebih cocok tersedia untuk pekerjaan itu.
Di bagian atas daftar adalah Illustrator dan InDesign. Kedua alat ini memiliki kontrol tipografi yang sangat baik dan berbasis vektor, sehingga lebih mudah untuk menggambar elemen sederhana dan memposisikan ulang secara efektif.
Jika kamu hanya memiliki Photoshop yang tersedia di komputer atau laptop, perlu diingat bahwa kop surat yang berkualitas tinggi seharusnya diproduksi pada 300dpi. Jika kamu mencetak kop surat secara komersial akan ada persyaratan tertentu, kamu harus mengkonsultasikan dengan pemasok kebutuhan cetak kantormu. Namun jika kamu memilih Uprint.id sebagai rekananmu, kami jamin semua urusan kop suratmu akan berakhir dengan indah.
Kop surat yang indah dapat membuat perbedaan bagi kesuksesan branding bisnismu. Maka camkan baik-baik 9 tips mendesain kop surat yang berkualitas untuk bisnismu di atas, dan salam sukses!
