Pastinya tidak ada satu pun orang di dunia ini yang suka mendapatkan keluhan dari pelanggan, tetapi yakinlah kalau semua masalah pasti bisa diatasi. Bahkan keluhan dari pelanggan tersebut bisa menjadi pengalaman berharga untuk bisnis Anda ke depannya. Jika saat ini Anda sedang dalam kondisi tersebut dan merasa bingung mengatasinya, lima kiat jitu dari Uprint.id ini mungkin bisa membantu Anda mengatasi komplain dari klien.
1. Dengarkan baik-baik
Mendengar dengan baik keluhan klien adalah langkah awal mengatasi masalah tersebut. Pastikan Anda memahami dengan pasti apa yang terjadi dan apa yang dirasakan oleh pelanggan. Apakah mereka memiliki harapan yang tidak terpenuhi? Misalnya, apakah mereka merasa barang yang diterima tidak sesuai dengan foto yang ada di catalog, sehingga mereka merasa kecewa. Atau ada masalah yang diluar prediksi Anda, misalnya ada kendala dengan waktu pengiriman atau kerusakan dalam perjalanan?
Memperhatikan kekhawatiran pelanggan dan memastikan Anda terkoneksi dengan cepat untuk menjawab pesan atau panggilan telepon mereka menunjukkan bahwa Anda peduli dengan masalah dan menganggap serius kepuasan mereka.
2. Berpeganglah pada fakta
Tanggapi dengan cara yang faktual. Tentu saja, Anda dapat mengungkapkan kekhawatiran bahwa pelanggan tidak senang, tetapi tetap fokus pada apa yang terjadi dan apa yang akan terjadi selanjutnya. Kadang-kadang pelanggan akan memiliki lebih dari satu kekhawatiran, atau menulis pesan panjang tentang bagaimana masalah itu terjadi. Terkadang karena terlanjur emosi, pelanggan bisa jadi melebar ke mana-mana.
Hal yang sama pun berlaku untuk emosi Anda sendiri. Anda mungkin merasa stres atau defensif dalam menanggapi keluhan tersebut. Tetap mengacu pada fakta yang ada dapat membantu Anda mengambil langkah mundur dari masalah dan memperjelas cara terbaik untuk mengatasi komplain dari klien ke depannya.
Baca juga: 8 Cara Mudah untuk Dapat Bernegosiasi dengan Baik
3. Bicaralah dengan seorang teman atau pasangan
Mendapatkan keluhan pertama dari klien bisa membuat Anda sangat kesal, jadi pastikan Anda mencari kenyamanan Anda dengan mendapatkan dukungan dari orang-orang terdekat. Luapkan kegelisahan dan rasa stress Anda pada seseorang yang Anda percayai, akan lebih baik jika Anda bercerita pada seseorang yang berada di luar bisnis Anda. Bercerita pada orang yang Anda percaya bisa membantu Anda tetap tenang dan profesional ketika Anda berkomunikasi dengan pelanggan.
Jika tidak ada orang di sekitar Anda yang dapat Anda ajak bicara, cobalah tulis frustrasi Anda di selembar kertas, lalu robek dan buang. Itu cara paling ampuh untuk meluapkan katarsis pada diri sendiri ketika tiada satu pun orang yang mampu memberikan dukungan.
4. Buat rencana sebaik mungkin
Setelah Anda memutuskan tindakan apa yang harus diambil sebagai tanggapan terhadap keluhan yang disampaikan oleh klien, konsistenlah dengan hal itu dan beri tahu pelanggan apa yang harus ia lakukan selanjutnya. Apakah pelanggan harus mengembalikan barang yang sudah diterimanya, mengirim foto kondisi barang tersebut, mengembalikan dana, atau pendekatan lain yang Anda setujui.
Jika semuanya berjalan dengan baik, Anda dapat menggunakan hal ini sebagai peluang untuk mengembangkan sedikit kebijakan apabila nanti ke depannya ada situasi yang sama muncul. Jika suatu saat Anda menemui situasi yang sama atau mirip, Anda bisa mengambil keputusan berdasarkan apa yang telah Anda pelajari saat mengatasi komplain dari klien pada hari ini. Yakinlah tidak ada yang sia-sia, tidak ada yang kebetulan dalam hidup. Selalu ada hal baik yang bisa Anda dapatkan.
5. Kembangkan Perspektif Anda
Menunjuk siapa yang benar atau salah mungkin jauh lebih mudah, namun hal itu tidak menyelesaikan masalah yang Anda hadapi. Dalam bisnis, Anda perlu mengembangkan perspektif yang lebih luas. Kembangkan terus perspektif itu hingga Anda menemukan satu titik yang mendamaikan hati. Seperti adakah sesuatu yang dapat Anda lakukan secara berbeda untuk menghindari hal ini terjadi lagi di kemudian hari? Apakah ada dampak jangka panjang terhadap bisnis Anda jika Anda tetap kekeh kesalahan ada di pihak pelanggan? Apakah dampaknya jika pelanggan merasa komplainnya tidak ditanggapi?
Baca juga: Jangan Disepelekan! Nota Punya Peran Penting Selain Menjadi Bukti Transaksi
Seiring waktu jika Anda sukses mengatasi komplain dari klien pada hari ini, Anda akan tumbuh menjadi pengusaha yang semakin bijak. Anda akan mulai aware terhadap feedback negatif yang mungkin Anda terima suatu hari nanti. Anda akan mulai rajin mencatat kebutuhan dan keinginan pelanggan. Hal tersebut pastinya akan berguna untuk kelangsungan bisnis Anda. Karena sejatinya memberikan kebahagiaan pada orang lain adalah kesuksesan sebuah bisnis.
Jika Anda ingin terus bahagia melihat hasil cetak yang berkualitas, ingatlah hanya Uprint.id tempatnya.
