Email masih menjadi sarana berkomunikasi yang banyak dan sering digunakan hingga saat ini, terutama untuk keperluan bisnis. Namun masih saja banyak orang yang melakukan delapan kesalahan umum berikut ini saat mengirim email bisnis. Apa sajakah kesalahan tersebut, perhatikan baik-baik ya!
1. Dikirim ke Alamat yang Salah
Hal ini paling banyak terjadi saat mengirim email bisnis. Saking terburu-burunya mengirim email, kita tak mengecek kembali apakah alamat email tujuan sudah benar. Beberapa saat kemudian ketika kita mendapat pemberitahuan dari email system bahwa alamat penerima salah, baru kita sadar ada huruf yang kurang atau kita salah ketik alamat email tujuan. Maka pastikan sebelum menekan tombol kirim, lihat kembali apa alamat yang kita tuju sudah benar. Jangan sampai kita menghabiskan waktu menanti balasan, namun ternyata balasan yang kita tunggu hanya berupa informasi kesalahan pengiriman.
Baca juga: Cara Membuat Tanda Tangan Email Profesional dengan 5 Rahasia Ini
2. Bukan Hal yang Pantas Dibicarakan Lewat Email
Email memang cukup efektif dalam beberapa hal menyangkut bisnis. Namun tidak semua hal bisa didiskusikan lewat email. Untuk hal-hal yang mendesak, melakukan panggilan telepon kepada rekan bisnis jauh lebih tepat daripada mengirim email.
3. Asal Tekan Tombol Kirim
Sebuah email bisnis harus dikirim dengan sempurna. Jangan sampai kita langsung mengirim email sesaat setelah selesai menuliskannya. Pastikan dulu ejaan dalam email sudah benar, tidak ada salah pengetikan dan email yang Anda buat mudah dipahami. Jika semua sudah benar, baru klik tombol kirim.
Baca juga: Belajar Membuat Akun Gmail dengan Mudah dan Cepat
4. Mengirim Email dengan Ragu-ragu
Sesuatu yang diawali dengan ragu-ragu biasanya tidak akan mencapai tujuan. Maka sebelum mengirim email bisnis, pastikan Anda yakin bahwa email tersebut memang layak kirim dan email tersebut memang bisa membantu hubungan bisnis Anda. Jika Anda ragu-ragu, tunda dan hentikan proses pengiriman hingga Anda merasa benar-benar yakin dan siap. Ingat untuk sebuah bisnis yang baik, Anda harus mengusir semua keraguan. Jika masih ada ragu, itu artinya Anda belum siap menjalaninya.
5. Tidak Jelas Tujuannya
Bisnis itu harus jelas, dan email bisnis harus mencerminkan kejelasan tersebut. Jangan mengirim email hanya untuk coba-coba tanpa memiliki tujuan yang jelas. Jika memang Anda mengirimkan email dalam rangka membangun relasi, lakukan dengan tujuan yang baik, misal mengirimkan email selamat lebaran kepada relasi yang merayakannya. Jika tujuan email Anda merupakan promosi produk baru, maka kirimkan email yang dilampiri dengan berkas promosi yang ingin Anda tawarkan.
Baca juga: 5 Cara Membuat Newsletter yang Efektif Mendatangkan Hasil
6. Subjek Tak Spesifik atau Tak Diisi
Kesalahan umum lainnya saat mengirim email bisnis yaitu kolom subjek yang tidak diisi. Padahal subjek email ini sangat membantu penerima dalam menyortir email mana yang akan mereka baca terlebih dahulu. Jika email yang Anda kirimkan tidak memiliki subjek yang jelas, kosong atau terlalu umum, bisa jadi email Anda akan terlewat dibaca. Tentu Anda tidak ingin email yang Anda kirimkan tidak dibaca oleh si penerima kan?
7. Lampiran Ketinggalan
Jika Anda berencana mengirim email dengan melampirkan berkas tertentu, pastikan berkas yang ingin Anda lampirkan telah terunggah sempurna. Jangan sampai di dalam email Anda sampaikan bahwa ada berkas yang terlampir, namun ternyata Anda lupa melampirkannya. Mengecek kembali berkas yang terlampir sebelum mengirim email adalah hal yang terbaik. Profesionalisme Anda terlihat ketika mengirim email, apalagi jika tujuannya untuk bisnis. Lupa melampirkan berkas dan kemudian mengulang kembali kiriman email, bisa menurunkan kredibilitas Anda di depan relasi bisnis.
Baca juga: 5 Tips Membuat CV yang Mengagumkan
8. Untuk Siapa Email Dikirim
Pastikan Anda mengirim email dengan penerima yang jelas. Sebuah perusahaan biasanya memiliki email utama dan email setiap divisi. Jika Anda ingin menawarkan kerjasama pada relasi bisnis Anda, pastikan Anda mengirimkan email kepada penerima yang benar-benar berkompeten pada bidangnya. Maksudnya jika email tersebut harus dikirim ke bagian marketing, maka pastikan Anda tidak hanya mengirimnya ke email utama perusahaan tersebut, namun juga kirimkan ke email divisi marketing. Penerima yang tepat akan membawa hasil yang berbeda.
Semoga dengan mengetahui delapan kesalahan umum saat mengirim email bisnis di atas, Anda akan semakin berhati-hati sebelum mengirim email ke rekan bisnis Anda. Karena kesalahan kecil saja bisa mengakibatkan kerugian yang fatal dalam sebuah bisnis. Maka pastikan Anda benar-benar mengecek email sebelum menekan tombol kirim.
